Épisode 3
Dans cette série de 4 épisodes, suivez les équipes de Justice Pro Bono & Lafortune Technologies dans cette première collaboration technologique. Car l’accès à la justice, ça passe aussi par le numérique!
Épisode 3
Processus & fonctionnalités : un mariage réussi!
L’information recueillie à l’épisode précédent a permis à Véronique, analyste d’affaire, de comprendre la démarche de dépôt d’une demande d’accompagnement par Justice Pro Bono. Elle leur présente aujourd’hui le résultat sous forme d’un processus cartographié.
Justice Pro Bono – processus actuel du parcours citoyen
Cette représentation visuelle de ce qui se passe au quotidien permet de voir où sont les étapes redondantes et qui demandent beaucoup d’effort pour Pascale – responsable de bien suivre et colliger chaque demande d’accompagnement. On se rend aussi compte qu’on exige beaucoup d’information à des usagers qui ne se qualifient pas d’emblée au service. Comment pourrions-nous leur éviter cet effort et les informer rapidement que Justice Pro Bono n’est pas le bon véhicule pour eux?
À partir de ces constats, l’équipe discute de ce qui pourrait être plus efficace et forge la vision d’avenir de ce même processus. Cela se traduit rapidement par un processus cible qui tient compte de l’éventuel outil numérique qui facilitera la collecte des demandes. On convient qu’il faut que cet outil permette au demandeur de répondre d’emblée à trois questions simples avant qu’il puisse compléter le questionnaire. Cette préqualification leur évitera une déception et permettra de rediriger le demandeur vers un service qui correspond mieux à sa situation. Une première victoire!
Justice Pro Bono : processus cible du parcours citoyen
Des processus… aux fonctionnalités
L’équipe de Lafortune Technologies présente ensuite à Pro Bono le fruit de leur réflexion logicielle. À partir des caractéristiques d’une quinzaine de logiciels de formulaires en ligne, ils ont établi une liste de 98 fonctionnalités : types de champs, communications, ergonomie, gestion des accès, gestion des documents, sécurité, certification, prix – tout est consigné. Avec les conseils et explications de Véronique et Pierre-Olivier, l’équipe de Justice Pro Bono doit déterminer celles qui leur semblent indispensables, utiles ou peu intéressantes. Un jeu de priorisation qui se révèle parfois difficile – mais nécessaire – pour trouver le logiciel qui correspondra réellement aux besoins de l’OBNL.
Avec cette priorisation en main, Pierre-Olivier sera responsable de trouver 3 logiciels qui contiennent les fonctionnalités qualifiées d’indispensables. Ceux-ci seront ensuite analysés sous toutes leurs 98 coutures et l’un deux sera déterminé comme le plus prometteur… au prochain épisode!
Au prochain épisode, assistez au dévoilement : découvrez LE logiciel qui correspond aux besoins de Justice Pro Bono!
Consultez l’épisode 1 & l’épisode 2
