Épisode 4
Dans cette série de 4 épisodes, suivez les équipes de Justice Pro Bono & Lafortune Technologies dans cette première collaboration technologique. Car l’accès à la justice, ça passe aussi par le numérique!
Épisode 4
Analyse logicielle : trouver le match parfait pour Justice Pro Bono
L’analyse des processus réalisée à l’épisode précédent a permis à Véronique, analyste d’affaire chez Lafortune, de déterminer et prioriser 98 fonctionnalités du logiciel de formulaire recherché par Justice Pro Bono. L’objectif : faciliter le processus de demande d’accompagnement des citoyens qui s’adressent à cet OSBL reconnu via un formulaire en ligne, simple et sécuritaire.
Elle passe maintenant le flambeau à son collègue Pierre-Olivier qui a pour mission de trouver LE logiciel qui correspondra le mieux aux besoins exprimés sur le plan des fonctionnalités, mais aussi de la sécurité et de la facilité d’implantation.
Armé d’une bonne dose de courage numérique et d’un bagage de connaissances logicielles, Pierre-Olivier part à la conquête du web afin d’établir une liste préliminaire d’une vingtaine de logiciels qui pourraient éventuellement se qualifier.
Comment ne pas s’y perdre et investir des efforts conséquents dans cette analyse? Le secret réside dans la rigueur et la priorisation : huit fonctionnalités déterminées comme primordiales permettront de procéder à une préqualification des logiciels les plus pertinents :
Formulaires interactifs
Gestion de documents
Signature intégrée
Paiement intégré
Formulaires bilingues
Gestion des renseignements personnels
Données hébergées au Canada
Coûts
Extrait de l’analyse comparative des logiciels potentiels
Pierre-Olivier présente ensuite les résultats de cette préanalyse à l’équipe de Pro Bono : huit outils se qualifient, et trois ressortent du lot pour leur ergonomie, leur facilité d’utilisation et une sécurité renforcée. D’un commun accord, ceux-ci seront scrutés à la loupe afin de déterminer celui qui sera implanté chez Pro Bono.
Il faut maintenant tester ces trois logiciels et créer une preuve de concept du projet pour chacun d’eux. Cela permettra de mettre en contexte l’organisation dans ses nouvelles façons de faire et de privilégier un logiciel adapté à ses besoins et à la réalité de ses usagers :
Les demandeurs doivent-ils se créer un compte ou accéder plus simplement au formulaire?
Devront-ils fournir la documentation au même moment ou pourront-ils la déposer dans un second temps?
Pourront-ils compléter le formulaire sur leur tablette ou téléphone?
Recevront-ils une confirmation par courriel?
Pour ce faire, Pierre-Olivier présente un court enregistrement vidéo de chaque logiciel en contexte qui rend très concrète l’expérience de l’usager et de l’administrateur de la plateforme. Un formulaire d’analyse détaillé et une fiche d’évaluation complètent cette analyse.
Démonstration vidéo et fiche d’évaluation
Bien outillée, c’est maintenant à Justice Pro Bono de trancher. Parfois le choix est évident, mais il arrive souvent que notre cœur balance entre plus de fonctionnalités, d’ergonomie, de flexibilité ou des coûts moindres.
Notre avis est qu’il faut mettre l’usager au centre des facteurs décisionnels : simplicité d’utilisation, optimisation des tâches, fluidité dans les processus, etc.
Justice Pro Bono a fait un choix judicieux qui répondra à tous ses besoins et nous la remercions de la confiance qu’elle nous a témoigné tout au long de ce périple. Nous entamons donc une nouvelle phase, celle de l’implantation du logiciel! Ce qui implique la paramétrisation, l’intégration des formulaires, les tests fonctionnels et surtout, la gestion du changement!
À suivre…
Consultez l’épisode 1, l’épisode 2 et l’épisode 3
