Chez Lafortune Légal, notre division de préparation de dossiers d’appel, nous les avons appelés les trois mousquetaires. Un trio d’une redoutable efficacité infographique! Voici Mehdi, Philippe et Tatiana, nos experts infographes.
Philippe représente son équipe pour répondre à nos questions.
D’abord, expliquez-nous votre rôle dans la préparation des dossiers des clients?
L’équipe de l’infographie est responsable d’effectuer la numérisation de toutes les pièces (documents) des dossiers et leur premier traitement infographique, soit la mise en page incluant la préparation des marges en tenant compte des différentes règles des tribunaux. Nous effectuons également le « nettoyage » des documents avec des logiciels de graphisme, ce qui signifie de les rendre plus visibles, présentables, de les redresser, d’enlever les marques d’impression, etc. Notre équipe est aussi responsable des versions électroniques des dossiers avec signets, les hyperliens, la reconnaissance de texte et les métadonnées du document. En d’autres mots, nous nous spécialisons dans l’optimisation des documents numériques et la préparation des versions électroniques qui sont de plus en plus importantes compte tenu de l’informatisation progressive des tribunaux.
Racontez-nous votre histoire avec Lafortune…
Je m’appelle Philippe, j’ai intégré l’équipe de Lafortune en 2012 à titre d’infographe. J’étais intéressé par ce poste dans l’équipe d’infographie puisque j’avais terminé, quelques mois auparavant, ma formation dans le même domaine. Mes connaissances apprises à l’école m’ont permis d’apporter une aide concrète rapidement à l’équipe en place.
J’ai fait la connaissance de ma collègue Tatiana, qui faisait déjà partie de l’équipe à ce moment. Pour sa part, elle a intégré l’équipe en 2010. À ce moment, le travail était bien différent d’aujourd’hui. Son travail se concentrait presque exclusivement à la numérisation des pièces. Elle apportait également son aide à la comptabilité, puisqu’elle avait occupé un poste similaire auparavant. Elle a d’ailleurs, tout comme moi, pu contribuer à la réalisation d’un guide de référence pour répertorier nos pratiques et processus.
En 2016, alors que nous avions obtenu un très gros dossier, nous avions besoin de nouvelles ressources temporairement pour notre équipe à l’infographie. Parmi ces cinq nouveaux collègues, Mehdi s’est nettement démarqué par son efficacité et son aisance avec les systèmes informatiques. Après quelques mois avec nous, la direction nous a annoncé qu’elle offrait à Mehdi un poste permanent. Diplômé en informatique et en dessin industriel, il a intégré officiellement notre équipe en 2016, pour notre plus grand bonheur!
Comment votre travail a évolué à travers le temps?
La nature même de notre travail reste sensiblement la même, mais nos techniques de travail se sont raffinées nous permettant ainsi d’être beaucoup plus efficaces. Nous avions d’ailleurs besoin, dans nos premières années, plus de personnel pour effectuer la même quantité de travail.
Les versions électroniques des documents ont, quant à elles, grandement évoluées. Nous sommes passés du CD à la reconnaissance de texte, des hyperliens, et l’ajout d’automatisations qui nous permettent de préparer un très grand volume de documentation en peu de temps. Nos processus d’échange de l’information avec les autres équipes se sont aussi peaufinés. Les requêtes sont maintenant transmises électroniquement, ce qui simplifie et facilite nos échanges.
Expliquez-moi concrètement comment vous gérez vos tâches quotidiennes?
Essentiellement, nous fonctionnons sur le principe de premier arrivé, premier servi, mais à l’envers! Donc, le premier d’entre nous qui est disponible pour prendre la tâche la plus urgente, la prend! Si le dossier est volumineux, un collègue arrive en renfort. Notre force repose certainement sur notre collaboration et notre cohésion naturelle. Nous travaillons ensemble depuis maintenant plusieurs années, la communication et la distribution du travail sont entièrement fluides. Il n’y a jamais de chicane, nous avons des forces complémentaires. Tatiana, se spécialise principalement dans la numérisation des documents et la gravure des clés USB, tandis que Mehdi et moi (Philippe) nous nous concentrons davantage sur l’optimisation des versions électroniques des documents.
Comment votre travail aide-t-il les clients dans leur quotidien?
Notre mission première est de simplifier, d’optimiser et rendre efficiente la recherche dans les documents juridiques de nos clients. La recherche de caractères, les tables des matières interactives, les signets électroniques et les hyperliens facilitent grandement la navigation dans ces dossiers volumineux.
Quelles sont les situations stressantes et comment faites-vous pour les affronter?
Nous pourrions nous comparer aux trois mousquetaires inséparables, lorsqu’un de nous est en vacances, le niveau de stress peut augmenter considérablement quand un dossier volumineux arrive sur notre table de travail! Nos méthodes efficaces nous permettent généralement de garder la tête hors de l’eau, mais il faut parfois faire quelques heures supplémentaires par-ci, par-là… Notre travail est dicté par des délais que nos clients ne peuvent pas manquer… ceux de la Cour!
Il peut aussi arriver de devoir finaliser un dossier en moins de 30 minutes, en raison d’un changement de dernière minute, par exemple. Disons que notre rapidité sauve la mise dans ces situations!
Quelles sont, selon vous, vos forces complémentaires?
Nous sommes une équipe de trois personnes qui travaillent aussi harmonieusement que si nous étions une seule personne. Notre secret est aussi simple que l’entraide, le respect, la confiance mutuelle et la communication. Depuis maintenant 6 ans, que nous travaillons ensemble, notre travail nous tient tous à cœur et cette complicité développée au fil des années nous permet de mettre de l’avant notre travail à accomplir. On en dégage un grand sentiment d’être utile et de faire partie d’une petite famille.
Quel a été votre plus grand défi, dans les dernières années?
Le plus gros défi pour l’équipe d’infographie dans les dernières années fut celui de revoir nos méthodes de travail et de notre système de communication en raison du télétravail obligatoire (Covid). Ce fut plusieurs mois d’adaptation, mais aujourd’hui nous en sommes grandis. Ces nouvelles techniques de travail sont maintenant devenues notre routine et nous permettent d’être encore plus efficaces qu’avant l’ère Covid.
Nous avons aussi eu à faire des dossiers avec un nombre très imposant de volumes. Parfois une centaine de volumes, ce qui peut totaliser environ 450 000 pages. Il a fallu adapter nos pratiques pour faire face à ces défis de taille. Nous avons pu en tirer des apprentissages et nous améliorer pour les dossiers suivants.
Plus récemment, la réforme de la Cour d’appel nous apporte aussi son lot d’ajustements. Nous suivons la vague et ajustons nos pratiques.
Que préférez-vous de votre rôle au sein de Lafortune?
Nous avons tellement travaillé fort pour optimiser et peaufiner nos techniques de travail dans les dernières années, que le confort de notre routine nous apporte beaucoup de satisfaction. Également, le travail d’équipe dans notre département et le sentiment de faire partie de cette grande famille professionnelle sont des éléments clés à notre bonheur chez Lafortune.
Qu’est-ce qui vous passionne en dehors de chez Lafortune?
Mehdi se passionne pour les jeux vidéos, Tatiana quant à elle est l’artiste de notre groupe, elle aime le yoga, la danse, la cuisine, le dessin, les voyages. Elle s’investit d’ailleurs beaucoup pour soutenir sa communauté ukrainienne. Personnellement (Philippe), je me passionne pour la musique, autant en jouer qu’en écouter, particulière du Heavy Metal!
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